Digitalisierung mit Haltung.
Prozesse analysieren, Tools bewusst auswählen, sauber einführen — ohne reflexhaft das nächste SaaS zu abonnieren. Ein gepflegter Stack mit fünf integrierten Werkzeugen schlägt zwanzig Abos, die niemand kennt.
$ newshore stack --list --------------------------------- [+] n8n [+] Mautic [+] NocoDB [+] Outline [+] Plane [+] Mattermost [+] Nextcloud --------------------------------- → alles self-hosted, EU-tauglich $ _
digitalisierung / definition.md
Was ist „Digitalisierung mit Haltung“?
Bewusst entscheiden statt SaaS-Sammeln — und Open-Source-Stacks, die wachsen statt explodieren.
„Digitalisierung“ wird oft mit „mehr SaaS abonnieren“ verwechselt. Wir sehen es anders: jede Tool-Einführung sollte einer Prozess-Analyse folgen, nicht der Sales-Pitch des nächsten Cloud-Anbieters. Vier Prinzipien:
- Prozess vor Tool — erst verstehen, was wirklich passiert, dann passend digitalisieren
- Open Source bevorzugt — kein Lock-in, keine Preisanpassungen alle 18 Monate
- Integriert statt isoliert — wenige Tools, die zusammen arbeiten, nicht zwanzig nebeneinander
- Eigenbetrieb-fähig — Self-Hosting muss möglich sein, wenn Daten heikel werden
Der strategische Rahmen drumherum heißt digitale Souveränität — Digitalisierung ist die operative Antwort: konkrete Tools, konkrete Vorgehensweise, konkrete Cases.
digitalisierung / kennzahlen.md
Kennzahlen.
Was uns von SaaS-Reseller-Agenturen unterscheidet.
digitalisierung / vorgehen.md
Vorgehen.
Vier Schritte vom Schmerz zum laufenden Stack — keine Big-Bang-Migrationen, keine Tool-Sammlerei.
Prozess-Audit
Was passiert tatsächlich? Welche Workflows hängen wo dran? Welche Tools sind im Einsatz, welche Karteileichen? Wir schauen, bevor wir empfehlen.
Tool-Auswahl
Aus dem Open-Source-Stack passende Werkzeuge wählen. Keine Standard-Empfehlungs-Liste — Tool-Wahl folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.
Einführung
Stufenweise statt Big-Bang. Pilot-Team zuerst, danach Roll-out. Alte Tools laufen parallel, bis Vertrauen ins neue System sitzt.
Schulung
Workshops für Power-User und Admins. Ohne Schulung verpufft jede Tool-Einführung — neue Tools brauchen neue Workflows, und die müssen geübt werden.
digitalisierung / tools.md
Tools-Stack.
Open-Source-Werkzeuge, mit denen wir oft arbeiten — alle self-hostable, alle EU-tauglich.
| Tool | Kategorie | US-Pendant | Notiz |
|---|---|---|---|
| n8n | Workflow-Automation | Zapier, Make | visueller Node-Editor, mehrere hundert Integrationen |
| Mautic | Marketing-Automation | HubSpot Marketing | Mail-Kampagnen, Lead-Scoring, Forms |
| NocoDB | No-Code-Datenbank | Airtable | jede DB als Spreadsheet, REST-API für alles |
| Outline | Wissens-/Doku-System | Notion (Wikis) | Markdown, Tree-Struktur, schnell |
| Plane | Projektmanagement | Jira, Linear | Sprints, Roadmap, Cycles |
| Mattermost | Team-Chat | Slack | Daily-Coms, Threads, Integrationen |
| Nextcloud | Office + Storage | Microsoft 365, Dropbox | + OnlyOffice für Doc-Editing |
| Mailcow | Mail-Server | Google Workspace, Microsoft Exchange | nur wenn Ihr Mail wirklich selbst betreiben wollt |
digitalisierung / use-cases.md
Use-Cases.
Vier konkrete Workflows, die wir typischerweise umsetzen.
Marketing-Automation
Mautic + n8n: Lead-Capture aus dem Web → Scoring → Nurture-Mail-Sequenz → CRM-Eintrag. Komplett im Eigenbetrieb, ohne HubSpot-Lock-in.
Wissensbasis
Outline für Doku, optional plus lokales LLM für Document-QA. Eure Wissensbasis bleibt durchsuchbar — und mit RAG sogar dialogfähig. KI-Setup auf der Souveränitäts-Seite.
Projekt-Tracking
Plane + Mattermost: Sprint-Planung im PM-Tool, Daily-Coms im Chat, Hand in Hand. Ohne Atlassian-Suite-Abos.
Office-Workflow
Nextcloud + OnlyOffice: gemeinsame Dokumente, Kalender, Aufgaben. Microsoft-365-Funktionsumfang, Datenhoheit bei Euch oder bei uns.
digitalisierung / cases.md
Cases.
Drei operative Beispiele aus unserer Praxis.
Verein konsolidiert 12 → 4 Tools
50-köpfiger Verein: 12 verstreute SaaS-Tools (Newsletter, Kalender, Dropbox, Notion, Slack, Zoom …) ersetzt durch 4 self-hosted Stacks (Nextcloud, Mautic, Mattermost, Plane). Vereinheitlichte Workflows, halbierte Kosten.
KMU automatisiert Lead-Workflow
80 Mitarbeiter:innen, B2B-Dienstleister: Web-Form → Mautic-Lead-Scoring → n8n-Workflow → CRM-Eintrag + Slack-Notification ans Sales-Team. Manuelle Arbeit von 3 Stunden/Woche auf 0 reduziert.
Beratungsbüro: Notion → Outline
30-köpfiges Beratungsbüro: Wechsel von Notion auf self-hosted Outline. Datenexport, Struktur-Mapping, Schulung — alles in 2 Wochen, danach laufender Betrieb bei uns.
Beispiele generisch dargestellt — konkrete Cases auf Anfrage, NDA-konform.
digitalisierung / faq.md
Häufige Fragen.
Tools-Wahl, Kostenrahmen, Migrations-Aufwand.
Wie wählt Ihr die richtigen Tools aus?
Erst Prozess-Audit, dann Tool-Auswahl. Wir mappen, welche Workflows tatsächlich existieren und wo der Schmerz sitzt. Dann passende Open-Source-Werkzeuge — keine Standard-Empfehlung, jedes Setup ist individuell. Lieber drei Tools weniger als drei mehr.
Was kostet ein Self-Hosted Stack vs. SaaS?
Ab 30+ Nutzer:innen meist deutlich günstiger. Ein Nextcloud-Setup mit Mailcow + Mattermost auf einem Hetzner-Server kostet einen Bruchteil von Microsoft 365 Business + Slack. Plus: keine Preiserhöhungen alle 18 Monate, keine Lock-in-Gebühren beim Ausstieg. Operativer Aufwand für Wartung muss eingerechnet werden — wir bieten Managed-Self-Hosting.
Wie aufwendig ist ein Tool-Wechsel für ein Team?
Hängt am Veränderungs-Bedarf. Wenn das neue Tool ähnlich funktioniert (Plane statt Linear, Outline statt Notion), reicht ein Tag Schulung pro Power-User. Bei größeren Konzept-Wechseln (Microsoft Teams → Mattermost) plant 2–4 Wochen Eingewöhnung ein. Big-Bang-Migrationen scheitern fast immer — wir machen Stufen.
Wie verhindern wir „Tool-Stacking" — also Werkzeug-Sammelei?
Eine Person muss „Owner“ für jeden Tool-Stack sein. Vor jeder Neueinführung Frage: löst es ein konkretes Problem ODER ist es nur ein Sales-Pitch? Wir empfehlen: einmal pro Quartal Tool-Inventur, ungenutzte Abos kündigen.
Wann ergibt SaaS doch Sinn?
Bei wirklich speziellen Use-Cases ohne sinnvolle Open-Source-Alternative (z. B. spezifische Branchen-Software). Oder wenn das Tool nur kurz benötigt wird (Projekt-Pilot). Wichtig: bewusst entscheiden, nicht aus Bequemlichkeit. Und: prüfen, ob der Anbieter EU-rechtssicher ist — siehe digitale Souveränität.
Macht Ihr auch reine Beratung (ohne Umsetzung)?
Ja. Tool-Audit, Stack-Empfehlung, Konzept — alles auch ohne Anschluss-Auftrag. Tagessätze transparent, Beratungs-Ergebnis bekommt Ihr unabhängig von späterer Implementierung.
Wer betreibt die Tools nach der Einführung?
Drei Modelle: 1) Ihr selbst — wir schulen + dokumentieren. 2) Wir betreiben (Managed-Self-Hosting in Deutschland). 3) Hybrid: Ihr betreibt, wir machen Updates und stehen für Eskalationen bereit.
digitalisierung / nachbar.md
Strategisch denken?
Digitalisierung ist die Umsetzung. Souveränität ist der Rahmen.
Wer Datenhoheit, Compliance (DSGVO, Schrems II) oder KI-ohne-US-Cloud strategisch verankern will, fängt eine Ebene tiefer an: digitale Souveränität — mit EU-Stack-Vergleichstabelle, Migrations-Pfad und KI-Stack-Optionen. Wer einen vendor-neutralen Sparringspartner für diese Entscheidungen sucht: Trusted Advisor op Augenhöh.
Tool-Schmerz lösen?
Erstes Gespräch ist kostenfrei. Wir schauen auf Eure aktuellen Workflows, identifizieren das größte Aufwand-Loch und schlagen einen pragmatischen Weg vor.